IMAAN OPERATIONS
Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 14 oktober 2026
Imaan Operations · Koperwerf 31, 2544 EM Den Haag · KvK 42181964 · Btw-id NL005564469B79
In deze privacyverklaring lees je hoe Imaan Operations persoonsgegevens verwerkt en welke rechten je hebt.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Imaan Operations is een Nederlandse eenmanszaak, gevestigd aan Koperwerf 31, 2544 EM Den Haag (KvK 42181964, btw-id NL005564469B79). Voor de eigen website, aanvragen, zakelijke contacten en administratie bepaalt Imaan Operations het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens. Vragen over privacy kun je sturen naar info@imaanoperations.com.
2. Welke gegevens verwerken we en waarom?
Zakelijke aanvragen en contact. Naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van een bericht of aanvraag, voor het beantwoorden van vragen, beoordelen van mogelijke opdrachten en onderhouden van zakelijke contacten. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie en, waar de betrokkene zelf partij wordt, het treffen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst.
Uitvoering van opdrachten. Zakelijke contactgegevens van betrokkenen, correspondentie, afspraken, statusinformatie en voor de afgesproken ondersteuning noodzakelijke projectgegevens. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst met een betrokkene, of gerechtvaardigd belang bij uitvoering van zakelijke afspraken en communicatie met contactpersonen van organisaties. Voor persoonsgegevens die uitsluitend namens een opdrachtgever worden verwerkt, geldt ook onderdeel 5.
Facturatie en administratie. Klant- en bedrijfsgegevens, factuurgegevens, betaalinformatie, offertes en relevante contractstukken. Grondslag: wettelijke administratieve verplichtingen en, waar nodig, uitvoering van afspraken.
Website en beveiliging. Technische verbindings- en loggegevens, waaronder mogelijk IP-adres, tijdstip, gevraagde pagina en beveiligingssignalen, voor het aanbieden, beveiligen en beschermen van de website. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en veilige website.
Klachten en geschillen. Relevante communicatie en opdrachtdocumentatie voor de behandeling van klachten, het vaststellen van feiten en de onderbouwing of verdediging van rechtsposities. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige afhandeling en bescherming van rechten.
Gegevens ontvangen we rechtstreeks van de betrokkene, via zakelijke opdrachtgevers of andere bij een project betrokken partijen, en bij websitegebruik via technische systemen. We gebruiken niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is voor het betreffende doel.
3. Aanvragen, formulieren en externe websites
Deze website verwijst voor een ondersteuningsaanvraag naar een extern Microsoft Forms-formulier. De gegevens die iemand daar invult, worden gebruikt om de aanvraag te beoordelen en contact op te nemen. Deel via het formulier geen wachtwoorden, beveiligingscodes of vertrouwelijke projectdocumenten. Voor een inhoudelijke aanvraag zijn in elk geval bereikbare contactgegevens en voldoende informatie over het verzoek nodig; zonder die gegevens kunnen we de aanvraag mogelijk niet behandelen.
De website bevat in de huidige versie geen ingebouwde advertentie- of analytische trackingtechnologie. Voor hosting en beveiliging kan de websiteprovider technische gegevens verwerken en technisch noodzakelijke cookies gebruiken. Externe links, waaronder naar LinkedIn en WhatsApp, leiden naar diensten met eigen privacyinformatie. Een privacyverklaring is geen toestemming voor gegevensverwerking of voor het sluiten van een overeenkomst.
4. Dienstverleners en ontvangers
Voor de bedrijfsvoering kunnen persoonsgegevens toegankelijk zijn voor dienstverleners op het gebied van websitehosting en beveiliging, zakelijke e-mail en opslag, digitale formulieren, administratie en facturatie, en passende AI- of automatiseringstoepassingen. Ook kunnen gegevens worden gedeeld met bevoegde zakelijke contactpersonen, adviseurs, overheidsinstanties of andere ontvangers wanneer dat nodig is voor de opdracht, een gerechtvaardigd doel of een wettelijke verplichting. We verkopen geen persoonsgegevens.
Dienstverleners worden ingezet binnen hun relevante rol en met de afspraken die de privacywetgeving vereist. Niet iedere categorie dienstverlener ontvangt voor iedere opdracht gegevens.
5. Persoonsgegevens van opdrachtgevers
Bij projectondersteuning kunnen persoonsgegevens van medewerkers, leveranciers en andere betrokkenen voorkomen. Als Imaan Operations persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens instructies van een opdrachtgever verwerkt, kan Imaan Operations verwerker zijn. De feitelijke rol is bepalend. Waar de AVG dit vereist, sluiten partijen vóór die verwerking een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Daarbij gelden de vastgelegde instructies en wettelijke eisen, waaronder die voor de inzet van subverwerkers. Deze publieke privacyverklaring vervangt zo’n overeenkomst niet.
6. AI en automatisering
Imaan Operations kan AI en automatisering inzetten voor passende ondersteunende werkzaamheden, bijvoorbeeld het voorbereiden van teksten, ordenen en samenvatten van informatie, opstellen van actieoverzichten en ondersteunen van analyses. Dat gebeurt binnen de toepasselijke grondslag, geheimhoudingsverplichtingen, beveiligingseisen en eventuele instructies en verwerkersafspraken met de opdrachtgever.
Persoonsgegevens en vertrouwelijke klantinformatie mogen niet zonder de noodzakelijke beoordeling en passende afspraken en waarborgen worden gedeeld met externe AI-diensten. Niet ieder hulpmiddel is geschikt voor iedere soort informatie. Voor de hier beschreven eigen aanvraag- en bedrijfsprocessen gebruikt Imaan Operations geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor personen.
7. Beveiliging en internationale doorgifte
Imaan Operations treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de werkzaamheden en de risico’s. Volledige uitsluiting van beveiligingsincidenten kan niet worden gegarandeerd.
Bij het gebruik van internationale digitale dienstverleners kan verwerking of toegang buiten de Europese Economische Ruimte (EER) voorkomen. Voor zover sprake is van een doorgifte waarop hoofdstuk V van de AVG van toepassing is, moet die berusten op een toepasselijk adequaatheidsbesluit of andere toegestane waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar vereist. Informatie over de daadwerkelijk toepasselijke doorgiftewaarborgen en de mogelijkheid daarvan een afschrift te verkrijgen kan worden opgevraagd via info@imaanoperations.com.
8. Hoe lang bewaren we gegevens?
Gegevens uit vrijblijvende zakelijke aanvragen bewaren we in beginsel niet langer dan twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een opdracht ontstaat of bewaring aantoonbaar nodig is voor een geschil of een andere rechtmatige reden.
Opdracht- en communicatiegegevens worden bewaard zolang nodig voor uitvoering, overdracht, administratieve verplichtingen en het behandelen of onderbouwen van eventuele aanspraken. De wettelijke basisadministratie wordt in beginsel zeven jaar bewaard; waar een andere wettelijke termijn geldt, wordt die gevolgd.
Projectgegevens die uitsluitend voor een opdrachtgever worden verwerkt, worden volgens de toepasselijke opdracht- en verwerkersafspraken teruggegeven of verwijderd, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten en noodzakelijke technische bewaarroutines. Technische website- en beveiligingsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor werking, beveiliging en incidentonderzoek, rekening houdend met de bewaartermijnen van de betrokken dienstverlener.
9. Privacyrechten en klachten
Voor verwerkingen waarvoor Imaan Operations verwerkingsverantwoordelijke is, kun je – afhankelijk van de omstandigheden – verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van persoonsgegevens, of bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerkingen aantast.
Stuur een verzoek naar info@imaanoperations.com. We reageren binnen de wettelijke termijn en kunnen informatie vragen om je identiteit te controleren wanneer dat nodig is. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Gaat het om gegevens die we uitsluitend namens een opdrachtgever verwerken, dan verwijzen we je waar nodig naar die opdrachtgever en helpen we volgens de toepasselijke afspraken.
10. Wijzigingen
Bij wezenlijke veranderingen in de dienstverlening of gegevensverwerking wordt deze verklaring aangepast. De meest recente versie is op deze website te vinden. Afspraken over opdrachtomvang, aansprakelijkheid en contractuele acceptatie staan in de afzonderlijke opdrachtbevestiging en algemene voorwaarden.